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任職資格與能力要求
1.經驗背景：大專及以上學歷，具備3年以上工程項目文控或資料管理經驗，熟悉項目建設流程。
2.知識技能：
精通文件管理全流程與檔案管理規范。
能熟練操作Office辦公軟件及至少一種專業文檔管理系統。
具備基礎的工程圖紙識讀能力。
3.核心素質：
極致細心與責任心：對文件細節有高度的敏感性和嚴謹性。
出色的溝通與推動力：能夠有效協調內外各方，確保流程暢通。
條理清晰與抗壓能力：能在項目高峰期并行處理多項任務，并保持工作有序。
強烈的保密意識：嚴格遵守公司及項目的保密規定。
主要工作內容與細節
（一） 文件收發與日常流轉控制
1.收文管理：
作為項目唯一官方收文窗口，統一接收內外來文。
收到文件后2個工作小時內完成系統登記、分類并賦予唯一項目編碼。
根據既定規則，精準分發給內部責任人，并跟蹤處理進度，對臨期、逾期文件進行催辦。
2.發文管理：
對外發送文件前，執行最終合規性審查，確保文件編碼、格式、簽字/審批流程完整無誤。
對審核無誤的文件加蓋受控章，通過規定渠道正式發出，并完整記錄發送狀態。
（二） 對分包商的專項文件管理
1.事前指導：向分包商提供標準文件模板與編制要求，必要時提供提交前預審服務。
2.過程監控：依據合同計劃，跟蹤分包商文件提交進度，對逾期行為及時發出書面催辦通知。
3.質量檢查：嚴格審核分包商提交的文件包，確保其完整性（如材料報驗單必須附帶齊全的證明文件）與合規性。
4.績效報告：定期匯總并發布分包商文件提交與質量情況報告，并將其文件管理表現與履約考核掛鉤。
（三） 圖紙管理與版本控制
1.版本管理：確保現場使用的永遠是有效的最新版施工圖紙。
2.關鍵細節：新版圖紙發布后，必須在24小時內回收并標記所有舊版作廢圖紙，嚴防誤用。
3.分發追溯：建立圖紙分發與簽收記錄，確保圖紙發放到具體的施工班組或責任人，實現全鏈路追溯。
4.變更跟蹤：詳細記錄每次圖紙升版的原因、內容及影響范圍，保證變更過程清晰可查。
（四） 項目歸檔與最終移交
1.過程收集：在項目各階段同步收集需要歸檔的文件原件，并定期盤點，及時追補缺失文件。
2.整理組卷：項目結束時，嚴格按照國家規范及業主要求，對全部文件進行整理、分類、編目和裝訂。
3.數字化與備份：將所有紙質文件高質量掃描，并進行多重備份（如服務器、云盤、移動硬盤）。
4.正式移交：準備完整的移交清單，與接收方辦理正式檔案移交手續，完成文件管理的最終閉環。